Vi skriver mye i kommunen. Derfor er det viktig å være opptatt av hvordan og hvorfor vi skriver, sier administrasjonssjef Merete Hessen. Vi har derfor gått i gang med et klarspråk-prosjekt for ulike avdelinger. Målet er å gjøre den skriftlige kommunikasjonen bedre og skjerpe oppmerksomheten om hvordan vi skriver, legger hun til.
Tenk på leseren
Å arbeide med å gjøre språk og tekster har mange gevinster. Men til syvende og sist handler det om at den som mottar teksten, skal forstå hvorfor vedkommende får den, hva som står der og eventuelt hva vedkommende skal gjøre. Dette høres enkelt ut, men her syndes det mye, sier Kaarbø.
Han har i språkspalten sin i Kommunal Rapport omtalt mange eksempler på kommunale tekster som synder mot disse enkle prinsippene. En brevmottaker som ikke forstår hva som står i brevet, ringer gjerne tilbake til kommunen. Det samme kan skje hvis informasjonstekstene på kommunens nettside fører til flere spørsmål enn svar. Alt dette koster tid og penger, sier Kaarbø. Hans erfaring er at det også skrives for langt i kommunale sakspapirer. Lokalpolitikerne må få dokumenter med en ryddig og god struktur, som presenterer saksforholdet og hva de skal ta stilling til. Mange dokumenter kan skrives kortere enn i dag. Samtidig er ikke målet å skrive alt veldig kort og veldig enkelt. Det viktigste er å skrive klart, understreker han.
Demokrati og rettssikkerhet
Kaarbø er glad for at klarspråkarbeidet nå har kommet høyere på dagsorden i kommuner og fylkeskommuner og at Kvæfjord nå er godt i gang.
Begrunnelsen for klart språk handler blant annet om demokrati og rettssikkerhet, effektivitet, tillit og bedre kommunikasjon.
Statsråder fra ulike regjeringer har vært opptatt av at myndighetene må skrive slik at innbyggerne forstår det. Nå har denne ambisjonen nådd lovverket. Både i forslaget til ny forvaltningslov og forslag til språklov er det egne paragrafer om at det offentlige skal skrive klart og presist med tanke på mottakeren, sier Kaarbø.
Kaarbø har bakgrunn både som journalist og redaktør, blant annet i Kommunal Rapport, som kommunikasjonsdirektør i UDI og taleskriver i Kommunal- og moderniseringsdepartementet (KMD). Han har også skrevet bøker om politisk lederskap og ledelse i kommuner.
Både i UDI og KMD arbeidet jeg mye med klarspråk. Erfaringen derfra og fra utallige språkkurs er at språkdiskusjoner engasjerer og at mange synes det er morsomt. I tillegg fører språkarbeidet ofte til at en organisasjon ser kritisk på egne arbeidsrutiner og hvorfor og hvordan ulike tekster skrives. Disse diskusjonene har vi hatt også her i Kvæfjord denne uka. Engasjementet blant kursdeltakerne har vært upåklagelig. Jeg er sikker på at dere vil merke en forbedring, sier Kaarbø.
Språk er kjernevirksomhet
Noen tror at klarspråkarbeidet tar mye tid. De mener at det ikke kan prioriteres akkurat nå. Det er så mange andre oppgaver som er viktig. Ja, det er alltid noe som haster, men språk er viktig. For det første kan språkarbeidet starte med små tiltak. For det andre skriver forvaltningen ulike tekster hele tiden. Å være opptatt av språk er å være opptatt av kjernevirksomheten. Etter kursdagene her i kommunene er jeg ikke i tvil om at dere er enige, sier Kaarbø.
Ansatte og ledere i Kvæfjord kommune i aktivt arbeid med klart språk.
